Laatste update: november 2025
Maatschappelijke zetel: Sint-Janstraat 5, 8560 Moorsele
E-mail: florry@flowyagency.com
Ondernemingsnummer: BE0790.273.549

1. Toepassing

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en het gebruik van de website van Flowy Agency BV (hierna “Flowy Agency”).
Door het bevestigen van een offerte, het boeken van een fotoshoot of het gebruik van de website verklaart de klant zich akkoord met deze voorwaarden.
Eventuele voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk uitgesloten.

2. Offertes en Opdrachten

Alle offertes van Flowy Agency zijn gebaseerd op de informatie verstrekt door de klant.
De vermelde uren en bedragen zijn steeds een schatting, opgemaakt op basis van de verwachte werkdruk, complexiteit en inhoud van het project.
De uiteindelijke facturatie gebeurt op basis van effectief gepresteerde uren, ongeacht de geschatte uren vermeld in de offerte of op de factuur.

Op facturen kan een indicatief aantal uren vermeld staan, enkel ter verduidelijking van de uitgevoerde prestaties. Deze opgave is niet bindend en kan afwijken van de reële tijdsbesteding.
Het betaalde voorschot wordt bij de eindfactuur in mindering gebracht.

Flowy Agency voert haar opdrachten uit naar best inzicht, expertise en vermogen, en houdt de gepresteerde uren zorgvuldig bij om een transparante afrekening te garanderen.

3. Reservatie en Voorschot (fotografie)

Een reservatie voor een fotoshoot is pas definitief na schriftelijke bevestiging en betaling van het voorschot vermeld in de offerte of communicatie.
Het voorschot is niet terugbetaalbaar, tenzij Flowy Agency zelf de shoot annuleert.

4. Annulatie en Verplaatsing

• Annulatie meer dan 7 dagen voor de geplande datum: enkel het voorschot verschuldigd.
  Annulatie binnen 7 dagen: 50% van het totaalbedrag verschuldigd.
  Annulatie binnen 48 uur: het volledige bedrag blijft verschuldigd.
  Verplaatsing kan enkel na overleg en volgens beschikbaarheid.
  Bij ziekte of overmacht wordt samen een nieuwe datum gezocht zonder meerkost.

5. Uitvoering en Tijdsbesteding

De afgesproken tijd start bij aankomst van de fotograaf of projectleider op locatie.
Elk begonnen kwartier bovenop de voorziene tijd wordt aangerekend aan het standaarduurtarief.
Wachttijden die niet door Flowy Agency worden veroorzaakt, worden meegerekend als werktijd.

6. Verplaatsingskosten

Verplaatsingen worden berekend vanaf Moorsele aan €0,4288/km (heen en terug).
Eventuele parkeerkosten of tolgelden worden aan de klant gefactureerd.

7. Levering van Beelden en Bestanden

Beelden worden geleverd binnen 4 tot 6 weken via een online galerij of downloadlink, tenzij anders overeengekomen.
De selectie en nabewerking gebeuren uitsluitend door Flowy Agency, volgens haar stijl en artistieke visie.
RAW-bestanden of bronbestanden (zoals PSD, AI, XD, Figma) worden niet vrijgegeven, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen tegen meerprijs.
Flowy Agency bewaart digitale bestanden gedurende drie maanden na levering, zonder garantie op latere beschikbaarheid.

8. Gebruik en Auteursrechten

Alle beelden, ontwerpen, teksten en digitale creaties blijven eigendom van Flowy Agency tot volledige betaling.
De klant ontvangt een niet-exclusieve licentie voor gebruik binnen de afgesproken context (website, social media, drukwerk, enz.).
Zonder schriftelijke toestemming mogen beelden of ontwerpen niet worden aangepast, bijgesneden of hergebruikt.
Flowy Agency behoudt het recht om werk te gebruiken voor portfolio, sociale media, website en promotiemateriaal, tenzij vooraf anders overeengekomen.

9. Betaling en Laattijdige Betaling

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.
Bij niet-betaling volgt een eerste gratis herinnering.
Blijft betaling uit, dan worden verwijlintresten en forfaitaire kosten toegepast conform de Wet van 2 augustus 2002 inzake betalingsachterstand bij handelstransacties.
Beelden, ontwerpen en websites blijven eigendom van Flowy Agency tot volledige betaling.

10. Feedback en Revisies

Flowy Agency werkt op basis van effectief gepresteerde uren.
Alle feedback, revisies of bijkomende aanpassingen maken deel uit van deze tijdsregistratie en worden per uur gefactureerd.
Bij elke factuur wordt een duidelijk overzicht van de gepresteerde uren en taken toegevoegd, zodat de klant volledig inzicht heeft in de voortgang van het project.

Flowy Agency streeft steeds naar een vlotte samenwerking en transparante communicatie, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of bijkomende kosten die voortkomen uit extra feedbackrondes, gewijzigde input of laattijdige goedkeuringen door de klant.

11. Intellectueel Eigendom van Digitale Ontwerpen

Bronbestanden of bewerkbare projectbestanden (zoals .PSD, .AI, .Figma, .XD, .LRC) blijven eigendom van Flowy Agency.
Ze worden enkel overgedragen bij schriftelijke overeenkomst en tegen een bijkomende licentievergoeding.

12. Aansprakelijkheid

Flowy Agency is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, verlies van gegevens, reputatieschade of klantenverlies. In geval van technische defecten, ziekte of overmacht zal Flowy Agency alles in het werk stellen om een oplossing te voorzien (vervanger, nieuwe datum of herstel).
De aansprakelijkheid van Flowy Agency is in elk geval beperkt tot het bedrag van de laatste factuur.

13. Klachten

Klachten dienen binnen 8 dagen na levering schriftelijk te worden gemeld.
Na deze termijn wordt de klant geacht het werk volledig te hebben goedgekeurd.
Eventuele vorderingen verjaren na 6 maanden.

14. Privacy en Gegevensverwerking

Flowy Agency respecteert de privacy van haar klanten en verwerkt persoonsgegevens enkel voor administratieve en communicatiedoeleinden.
De klant kan te allen tijde inzage, correctie of verwijdering vragen via florry@flowyagency.com.
Flowy Agency mag de klant informeren over nieuwe diensten of acties, tenzij de klant zich uitschrijft.
Zie ook het afzonderlijke Privacy- en Cookiebeleid op de website.

15. Gebruik van de Website

De website van Flowy Agency mag enkel gebruikt worden voor legitieme doeleinden en conform de geldende wetgeving.
Het is verboden de site te gebruiken voor spam, geautomatiseerde dataverzameling of verspreiding van schadelijke software.
Flowy Agency kan op elk moment toegang tot de website tijdelijk of permanent beperken zonder voorafgaande kennisgeving.

16. Force Majeure

Geen enkele vertraging of niet-uitvoering kan aanleiding geven tot schadevergoeding indien deze te wijten is aan overmacht of omstandigheden buiten de wil van Flowy Agency (zoals ziekte, technische storing, staking, natuurramp, overheidsmaatregel, enz.).

17. Tariefaanpassingen

Flowy Agency behoudt zich het recht voor om haar tarieven jaarlijks te herzien.
Lopende offertes blijven geldig voor de duur vermeld in de offerte.
Lopende onderhoudscontracten of langdurige samenwerkingen kunnen jaarlijks geïndexeerd worden.

18. Rechtskeuze en Bevoegde Rechtbank

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.
Bij geschillen is uitsluitend de rechtbank van Kortrijk bevoegd.

19. Slotbepaling

Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Deze voorwaarden vervangen alle vorige versies.

Flowy Agency BV
Photography · Branding · Webdesign
Sint-Janstraat 5, 8560 Moorsele